これまでの業務要件を満たしつつ、より効果的な分析環境を構築

これまでの業務要件を満たしつつ、TCOの大幅削減を目的にBIツールを刷新

導入の背景についてIT部門の担当者は次のように語る。
「現行のBIツールは定型処理の実行が中心で、利用頻度は多くないにも関わらず毎年の保守・メンテナンス費用が発生し、コストパフォーマンスに問題がありました。」

そのため今回のBIツール選定の最大のポイントは、定型処理の実行という業務要件を満たしつつ、IT環境の維持管理等のコストを節減することであったという。そこにはTCO削減によるITインフラの最適化という大きな狙いがあった。また旧BIツールでは抽出結果を出力した後に手作業でExcelなどにコピーしてから分析しなければならなかった。そのため二重入力の手間をなくすことと、入力ミスのリスク低減も要件に含まれていた。

この課題の解決を検討する中、TCO削減と業務品質改善の提案に強みを持つ株式会社アイ・ティ・フロンティアによりExcellent/FreeWayが紹介された。BIツール選定の経緯についてIT部門の担当者は「検討段階ではいくつかの他社製品が候補にあがっていたが、運用コストを削減すること、業務品質を改善することという、2つの要件を満たせたのはBIマイグレーションのノウハウと実績を持ち合わせたシステムコンサルタントのExcellent/FreeWayでした」と話してくれた。

BIマイグレーションの流れ

3か月で定型処理60個を移行、多彩な営業戦略の実行を可能に

2011年12月中旬、BIツールのマイグレーションプロジェクトがスタートした。既存BIツールの運用状況や利用状況をもとに、移行対象とする定型処理の選定が行われた。選定の具体的な手順についてBIマイグレーションの作業責任者はこう語る。

「今回の場合、移行する処理は整理されていたので、重点を置いたのは移行作業の難易度の確認でした。難易度の確認ではまず旧BIツール特有の設定を確認、次に定型処理の詳細についてチェックしていきます。この難易度の確認により、移行ツールだけでできるかどうか、移行に必要となる作業を洗い出していきます。そして難易度を元に想定される全体工数を詳細まで詰めていきます。ツールと手作業の使い分け内容を正確に把握することで、スケジュールの精度を高めていきました。」

事前の調査が終了した2012年1月中旬、移行計画に沿った実作業がスタートした。移行作業の過程では定型処理の移行と並行して定型処理の定義書の作成を実施した。

「移行作業中や移行後の管理面で効力を発揮するのが定型処理の定義書です。移行する定型処理の定義情報を整理した資料で、動作確認の効率化や、定型処理の内容を把握しやすくできます。」と作業担当者は意図を語る。その後、2月上旬に製品を導入。常時2人態勢で行った定型処理の移行作業は、運用前のユーザー教育を除いて実質2.5か月という短期間で終了した。

オンサイトセミナーを開催し、業務効率に影響しない移行を実現

新BIツールへの移行によってユーザーインターフェースや操作方法が大きく変わるため、システムコンサルタントは操作方法の習得をテーマとしたオンサイトセミナーを開催した。

「セミナーでは実業務を連想しやすい専用のテキストを用意して、旧BIツールで操作していたものがExcellentではどう変わるのか、実際にデータを活用するにはどうしたら良いのか、といったユーザーのツールに対する抵抗意識をなくすことに重点を置きました。」とセミナー担当者は話す。

セミナーの効果についてIT部門の担当者はこう語った。
「BIツールの移行時に最も懸念していたのはユーザーの日常業務に影響が出てしまうことでしたが、この問題を回避する手段としてカスタマイズされたセミナーは有効でした。基本機能の操作方法だけでなく、出力結果をAccessに取り込んで分析を行うユーザーに向けての解説を別で設けるなどの工夫があったことで、全ユーザーの業務効率に影響しない移行が実現しました。」

定型的なデータ活用から蓄積データの活用範囲を拡大する

ブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは常に責任ある行動を基本としてイノベーションを実現し、消費者から喜ばれるようにマーケティング戦略を展開している。今後の展望としてIT部門の担当者は「現状では、集計や分析用に蓄積された膨大なデータに対して、定型検索を中心に利用している。しかし今後は業務分析システムとの連携をさらに深め、蓄積データの活用範囲を広げていきたいと思います」と話す。

BIマイグレーションによって運用コストの削減と業務品質の改善を実現したブリティッシュ・アメリカン・タバコ・ジャパンは新しいニーズの開拓や営業戦略のさらなる向上に向けて、データ活用の新たな一歩を踏み出そうとしている。

システムイメージ