ユーザー自身が日々の業務で簡単にデータ利活用できる環境を構築

「教育改革」を機にIRを強化

駒澤大学では「教育改革」におけるカリキュラムの改訂を機に教育制度に対応したシステムの再構築に着手した。その中で教務データの活用環境を強化する方針を打ち立てたのだが、実際の活用方法については課題があった。

教務システム係の豊島氏は旧システムのデータ活用について「本学では以前からデータをCSV出力して活用する仕組みは備えており、エンドユーザーコンピューティング（EUC）を行っていました。しかしスクラッチで作ったシステムのためテーブルの結合や出力のパターンが固定化されており、日々変化するユーザーのニーズに応えるためシステム担当が個別対応することもありました。そこで自由度を求められる業務でも、柔軟に対応できるBIツールの選定を検討しました。」と語った。

こういった背景を元に2012年にデータ活用部分においてもシステムの刷新を決定。システム担当だけでなく、現場の職員が扱えるBIツールを採用することでより柔軟なデータ活用環境を構築することを目指した。

WebQuery選定の決め手は「価格」と「操作性」

豊島氏は選定で重視したポイントを次のように述べた。
「BIツールの選定は4種から行いました。まず平成26年4月のカリキュラム改定までに環境を素早く構築できるツールであることが重要でした。環境としてはLinuxのPostgreSQLとWindowsのSQLServerと接続できることが条件でしたが、ライセンス形態によって価格は大幅に変わってきますので、そこを抑えられるツールであることもポイントです。今回のシステムの利用対象者は120名程でしたが、WebQueryはユーザーライセンスやCPUライセンスではなく同時接続ライセンスだったため、非常に安価に構築することができると考えました。」

さらに製品採用の大きな決め手として操作性の良さを語ってくれた。
「本学では共有DBと言われる教務事務システムや学生関連システム、就職関連システムを横串しで活用できる様な教学系のデータベースを構築したのですが、そのデータベースから簡単にデータをダウンロードできるツールであることも非常に重要でした。この【簡単に】という選定ポイントとして重視したのが、いかに使い易いUIであるかという点です。本当に利用できる製品か確認するために、システムコンサルタントの定期セミナーを各年代層の職員に受講してもらい評価しました。その結果、これならいける、ということになったのです。」

こうして最終的な選定の結果、システムコンサルタントのWebQueryを採用した。

大学におけるWebQuery活用シーンと導入効果

続いて大学での実業務でWebQueryがどの様に活用されているのか豊島氏に伺った。
「業務での利用シーンとして多いのは、学部や学科から依頼された情報の出力です。また現状を解析して履修やカリキュラムの設定が本当に正しいのかをデータで把握する、といったシーンで活用しています。また文科省等からの統計情報出力にも活用されています。定型業務という視点では、例えば学生情報であれば全学生名簿や学科別４年次の卒業判定結果、成績優秀者候補一覧、留学生出身国一覧といった多種多様な情報を出力しています。」

さらに大学のニーズとWebQueryがマッチしていることも明かしてくれた。
「スクラッチで組むほどではない情報をWebQueryのテンプレート機能で簡単に作成できるので非常に役立っています。現時点で約630個の検索パターンがありますが、最初に教務システム係で作成したのが28個ですのでいかにユーザーに浸透しているのかが分かります。こういったテンプレートが増えていく背景には、やはり本学のEUCによるデータの利活用が根底にあるのだと思います。」

また同教務システム係の津吹氏にも導入の効果を伺った。
「ユーザー自身によるデータ活用の柔軟度が上がったこと、欲しい時に欲しいデータが取れていることが最大の効果です。データ活用という意味では教務システム係への作業依頼が減りましたので、こちらの作業時間も大分減ったのを実感しています。」

一方で製品への要望もあがってきている。
「テーブル間の結合については課題があります。ユーザーがテーブルの結合を実施するのはやはり敷居が高いため、もっと簡単にできるように製品をブラッシュアップしていただきたいです。後はレスポンスについても何か早くなるような機能を期待します。」

システム活用を促進するための工夫

本番稼働前はシステムコンサルタントがユーザーに対して製品の使用方法をレクチャーするセミナーを120名に対して実施。通常はサンプルデータを用いて実施するが、実際のデータを使用して活用シーンにあわせたカリキュラムを作成しセミナーを行った。そのためユーザーが実際の業務を想定して操作性を学ぶことができた。

豊島氏は次のように語った。
「セミナー以外のシステムを活用してもらうための工夫として、例えばデータを共有DBに提供している部署は無条件でWebQueryを利用可能にしています。それ以外の部署については申請ベースにして公開しています。そうすることで本当に利用しているユーザーの棚卸しやデータを利用しているという意識付けを行うことができ、システムを活用しているという意識を持って利用してもらっています。」

今後の展望

駒澤大学では新たなカリキュラム変更として「教育改革」が平成30年に予定されている。教育改革とシステム改修は切り離せず、その内容に即したシステム改修が発生する。WebQueryを利用している部分もその対象になるため、それに即した教育やバージョンアップが必要になる。

同教務システム係の新籾氏が今後の展望を語ってくれた。
「駒澤大学では大学生として最低限の力を身につけて卒業して欲しいので、設けたハードルを学生がクリアしているのか評価する仕組みを今後構築していく予定である。システムとして常に安定稼働しつつまたそういった方針に応えれらる様に対応していく。引き続きWebQueryを活用してプロジェクトを進めていきたい。」

システムイメージ