BIツールの技術支援と勉強会で導入開始2週間で本番運用をスタート

ユーザビリティとセキュリティに課題、Windows7への移行を機にツール見直し

「既存のBIツールではユーザーのパスワードポリシーといったセキュリティや詳細な監査証跡のログ管理といった部分で社内コンプライアンスをカバーしきれず、自社の運用で対応していたという課題がありました。またユーザーにツールについてヒアリングすると、ユーザビリティに関して様々な問題点が上がってきており、それらを解決する方法を模索していました」と日鉄エンジニアリングの山形氏は課題を語った。

またそのBIツールがWindows7に対応していないことも大きな課題であり、これを機に既存のBIツールをバージョンアップするのか、新しいBIツールの導入を検討するのか、決断する必要があった。さらに「既存のBIツールをバージョンアップしても、そのバージョンもサポート終了日時が少し先に見えていたこともあり、別のBIツールの導入を真剣に検討する様になりました。」と付け加えた。そして2013年8月、これらの問題を解決するため、Excellent/FreeWayへのリプレースを決定した。

エンドユーザーの悩みを解消できるExcellent/FreeWayの導入を決定

導入するBIツールの選定のポイントとして山形氏は次のように説明した。
「選定の条件は主に2つです。1つ目が既存のBIツールと同等以上の機能性や操作性を備えていること。そうでないと、検索結果が異なり業務に支障が生じます。また操作性が変わることで教育や習熟が負荷となり、エンドユーザから反発されます。エンドユーザの理解を得るために、ツールの機能性と操作性を重視しました。2つ目が現状課題となっているセキュリティ面において機能が充実していること。自社の運用でカバーしている部分をツール上で管理してコストを削減したいと考えていました。」

これらの選定条件の下、システムコンサルタントによる製品の提案が開始された。

山形氏は選定のポイントを次のように振り返る。
「デモやQ&Aにより、Excellentであれば業務要件（機能性）が満たされ、操作性にも違和感が無いと判断できたこと、セキュリティ面の課題がほとんど解消できたことが選定のポイントとなりました。またExcellentならではの機能も選定の後押しをしてくれました。例えば、レポート出力時の条件設定で条件値の候補が表示されること、大量のパラメーターが外部ファイルとして指定できること、表結合の設定漏れがアラートされることなど、入力する手間や設定ミスのリスクをExcellentで削減できると感じました。さらにユーザーのログイン履歴や誰がいつどんなSQLを実行したのかという履歴も詳細に取得できるので、監査証跡についてもExcellent上で一元管理できると考えました。」

BIツールの技術支援と勉強会でユーザー教育を実施、導入開始からわずか2週間で本番運用スタート

まず既存のBIツールを使用したレポートの中から、業務で優先的に利用しているものを50本に絞った。これらをExcellentに速やかに移行するため、情報システム部門が定期セミナーの受講やカスタマーサポートサービスを積極的に活用、操作方法の習熟や課題をクリアして滞りなく移行を実施した。またシステムコンサルタントの担当者がツールを業務にフィットさせるべく常駐支援を実施。具体的にはエンドユーザーの理解度を深めるために、製品の操作方法の説明や日々出力する帳票の作成方法や複雑なレポートの作成補助を行った（常駐支援は導入開始とその翌月の2回実施）。

その後システムコンサルタント立ち会いのもと、技術支援を受けた担当者が各拠点で勉強会を行い、ユーザーの理解度を深めた。このような教育を受けながら旧BIツールの定型処理の移行を実施し、導入開始から僅か2週間で本番運用を開始する事ができた。

山形氏は「BIツールは使い方を理解するまでに時間がかかるという印象でしたが、Excellentが備えているユーザビリティと、手厚い技術支援によってスムーズに移行ができました。特に常駐支援でまとめたQ&A表は弊社の大きな資産になりますよ。」と語った。

課題はExcellentの浸透率を上げ効率化を促していくこと、現在はWeb上での簡易ダッシュボードも検討

山形氏は稼働開始後の効果を次のように語った。
「こういったツールのリプレースのポイントは、移行後にいかに浸透させてユーザーに自発的に扱ってもらえるツールになるかに尽きると思います。そういった意味で短期間で使い方をマスターできるExcellentは今回の案件に最適でした。一部のユーザーは旧BIツールを使い込んでおり、そういった方々への対応が今後必要だと認識していますが、Excellentならではの機能を掲示板に掲載して情報を共有しています。利用者からもExcellentは使いやすいと聞いていますので、旧BIツールのユーザーを巻き込むのも時間の問題だと思います。」

また次のような期待も寄せられている。
「現在はWeb上でデータの可視化を共有できる簡易ダッシュボードの仕組みが経営層に求められています。 全てスクラッチで開発すると相当な工数がかかってしまいますが、WebQueryのレポート機能をポータル上に組み込めば、コストを抑えてシステムの構築が可能ということで、そちらも検討している段階です。」

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