2,000名以上のユーザー情報を自動更新
月間10,000回のクエリ実行が、全社での活用とニーズの高さを裏付ける

ユーザー連携バッチで2,000名以上の情報を最新の状態に更新

ＳＭＡＳでは317の部支店・グループで2,000名以上が日常的にWebQueryを利用している。この大規模な運用に加え、部支店・グループ間の異動が頻繁に発生することから、異動直後でも滞りなく業務を進められるよう、ユーザー登録情報の更新を自動化する仕組みを採用している。これにより、ユーザーの情報は常に最新かつ正確に保たれ、全役職員が安心して利用できる環境が整っている。

その仕組みと効果を、WebQueryの管理を担当するデジタル・ソリューション推進第二部第一グループ・部長代理の齋藤氏に伺った。
「社員が増えるほど、手動でのユーザー管理は難しくなります。そこで、人事部から連携されたユーザー情報と、システムコンサルタント作成のユーザー連携バッチを活用し、ユーザー登録情報を自動で更新しています。これにより、管理者の作業負担や登録ミスのリスクを低減しています。さらに、ユーザー管理に割く時間が不要になった分、現場からのクエリ作成依頼の対応に時間を充てられ、より現場ニーズに貢献できていると感じています。また、この自動化によって、社員は入社後すぐにWebQueryを利用できるというメリットがあります。」

大規模組織でクエリ運用を成功させる3つの工夫

これだけ部支店・グループや役職員が多いと、ひとつの作業の負荷や手戻りはわずかでも、積み重なれば大きくなり、全体の効率に影響する。そのため、ＳＭＡＳはクエリ運用においても、工夫を凝らしている。大規模運用におけるポイントを、クエリの作成・検証・実行の観点から伺った。

①費用対効果でクエリの作成可否を見極める
「ＳＭＡＳでは、各部支店・グループのクエリ作成依頼を各部門企画部が取りまとめています。例えば営業部門であれば、営業企画部が『この部支店・グループだけで必要なクエリか、それとも全社で費用対効果が取れるクエリか』を判断します。WebQueryの便利さを知った人は、どんどん依頼したいと思いますが、安易にクエリの数を増やさないようにしています。」

②「仮リリース」で要件を満たしているか検証
各企画部から依頼が来たら、要件を満たすクエリがないか調査し、なければ新たに作成する。その後、「仮リリース」で問題がないかを確認する。「仮リリースで検証を行い、現場が『問題ない』と判断したら本番リリースをします。依頼１回あたりのやりとりが多いのは大変ですが、仮リリースで手戻りを防いでいるため、本リリース後のクエリ修正はほとんどありません。」

③大量データ処理はバックグラウンド実行
問題がなければ、WebQueryの「定型検索」にクエリが正式登録される。これにより、ユーザーは定型検索を実行するだけで、業務に必要なデータを抽出できる。一方、全社データなど大量データを扱うクエリは、サーバ負荷が高いため、WebQueryの「バックグラウンド実行」の利用を推奨しているそうだ。
「早朝にバックグラウンドで実行されるよう予約することで、時間がかかる大量データの抽出処理も、社員が出社する前に完了し、社員の作業効率向上につながっています。それ以外の特定データを扱うクエリを定期的に実行する場合は、効率的に作業できるよう、個別にアドバイスを行っています。」

セミナーを活用し必要な情報を自分で抽出できるようになることで業務を効率化

WebQueryには定型検索のほか、ユーザーがGUIから自由にクエリを作成・実行できる「自由検索」機能がある。ＳＭＡＳでは、各企画部にこの機能を開放しており、現場でも試行錯誤しながら積極的にデータ抽出を行っているそうだ。
「システム管理側で作成・登録した定型検索が約1,000本だったのに対し、各企画部が自由検索から作成したクエリは約4,000本と4倍に上りました。各部支店・グループからのちょっとした問い合わせに、自由検索を活用しているようです。そのため、WebQuery定期セミナーを案内すると参加希望が多く、先まで予約が埋まります。各企画部長から『うちの部員も参加させたい！』と要望があるほど評判です。操作を細かく説明いただける上、対面セミナーで頂くテキストは振り返りに使えるため、大変役立っています。システム管理側としても、ユーザー自身で情報を抽出できるようになり、業務効率化につながっていると感じています。」

作業効率向上とデータの正確性を担保し、ユーザーの事務負担・精神負担削減に貢献

ＳＭＡＳが20年以上、WebQueryを使い続ける理由は何なのだろうか。
「WebQueryはＳＭＡＳの業務プロセスに組み込まれており、クエリの月間実行数10,000回以上、作成数年間100本以上という数値は、それだけ現場のニーズが高いことを示しています。これこそが御社製品を使い続ける理由だと感じています。数日がかりだったデータ集計作業がほぼ0秒になったり、WebQueryがなければシステム開発するしかなかった事例もあります。ある部では、1回の作業で約1.5時間×2人分の工数が削減されるほど、不可欠なツールです。ＳＭＡＳの作業効率向上とデータの正確性はWebQueryによって担保されています。改めて感謝申し上げます。」

また「ユーザーの事務負担削減・精神負担削減に大きく寄与している」ということで、ユーザーの声を紹介してくれた。
「4～5桁のデータ精査を行う機会も多いのですが、WebQueryを使うことで月5～10時間は削減できています。また、既存のクエリで抽出できない場合でも『自由検索』の活用によって、業務効率が上がっています。」
「手元でデータ作成できたとしても、いろんなことに気を遣いながら毎回同じ条件でデータを作るストレスは大変大きく、精神的負荷の軽減に大きく寄与しています。」
「保有台数報告資料の作成に活用しています。以前は集計作業に数日かかりましたが、専用クエリ作成後は、半日ほどで作業が完了できるようになりました。」

「WebQueryでできること」をもっと社内に広め、現場の業務を支援したい

今後、ＳＭＡＳでどのようにWebQueryを使っていきたいかを伺った。
「社内の『WebQueryでできること』を知らない現場では、データを手作業で扱っています。システム部門では、今後も依頼を受けてクエリを作成し、現場の事務負担削減と精度向上を支援したいです。そのため、今後もWebQueryの一番のメイン機能『定型検索』を活用していきたいです。」

最後に、今後のWebQueryへの要望を伺った。「WebQueryのAIがあると嬉しいです。時折、『自由検索で思ったようにデータを抽出できない』という意見をもらうので、AIに質問し、回答が得られると便利だと思います。積極的にセミナーの案内を行い、活用が広がったことで、このような問い合わせが増えたと感じます。他にも『定型検索』でのテクニックをAIが教えてくれると、より活用が進むのではないでしょうか。今後のAI化における機能強化をお待ちしております！」

ＳＭＡＳにおける継続的な活用と改善要望は、WebQueryの価値を証明するものだ。今後も顧客の期待に応えるべく、機能強化を進めていく。

クエリ作成フロー