売上資料の作成時間を丸1日から10分に短縮

弊社は合成樹脂を製造しています。プラスチックの原料となる粘土状や液状のものをつくっているようなイメージです。

メインユーザーは営業で、週一で売上を確認し資料を作成しています。日々、担当のお客様からの注文をいただいて製品を購入していただいているのですが、予算に対し目標がどのくらい達成されているのか、また乖離しているのかといった部分を確認しています。

実はWebQueryを導入する前はこの売上資料の作成に丸一日かかっていたんです…。

報告資料は「製品の用途別」でデータをまとめる必要があったのですが、弊社の基幹システムには「製品の種類」ごとの情報しかなかったんです。そのため営業は基幹のデータを見ながら手作業で資料を作成していました。

ただそれだと時間もかかる上、手作業であることからミスが発生しやすく、データの信頼性が低くなったり、作成者ごとにフォーマットがばらつくという問題がありました。

以上のことから資料作成の自動化・工数削減は必須でした。

たまたまWebQueryの電話営業があり、そこで課題に対するWebQueryを使った解決策を提案していただきました。その流れでデモを行ってもらうことになり、導入の運びとなりました。

提案された解決策はWebQueryの中に「用途」のテーブルをつくり基幹システムと結合させるという案で、それを実施することで上記の課題は解決しました。

5～10分になりました。そのため今まで資料作成に割いていた時間を営業本来の業務に使えるようになりましたね。

またデータへの信頼性が高くなったため「どれだけ売り上げたか」ということだけではなく「予算をどれくらい達成できたか」という観点で施策に取り組めるようになりました。

WebQueryは最後に定型処理を使った人の名前と時刻が画面に表示されるところが利用者や利用頻度を確認できるので気に入っています。導入当初はログレベルでログイン頻度を把握し、あまり使っていない人には使ってもらうよう働きかけたりもしていました。

またグラフィカルで事細かに説明せずとも直感的に使え、ピボットや項目の追加・削除などの操作性もいいですね。

データベースに基幹業務データを投入することで、営業部門以外の生産系の部門でもデータ活用を検討・実施できるようにしはじめました。

例えば効率のよい作業計画を立てるために工場の作業時間の統計を取ってWebQueryで分析したり、製品を作る際の材料の配合をテーブルの結合や条件を設定して確認できるようにしたりしています。

今後はリモートコネクトによってリアルタイムのデータがみられるようにしたり、ポータルサイトでポートレットを使用して売上が表示できるようにしたりしていこうと考えています。