取引先のシステムに合わせて明細書を作成

食肉の卸売企業として、牛肉や豚肉の買い付け・加工・販売・流通・輸出を行っています。

Excellentを使用しているのは、弊社の営業部門の事務職です。営業が見たいデータがあれば事務職に依頼して抽出してもらう、という使い方をしています。

食肉卸用のパッケージシステムがあるのですが、そこにある出荷や売上のデータをExcellentの定型処理で引っ張ってきて、取引先のシステムに合った形の明細書を作成しています。その後マクロでフォーマットを変換し、そのままメールなどで送付できるようにしています。懇意にしているお客様からの要望で牛や豚の特定の品種のデータを出すこともありますね。

あとは在庫をどこに入れたか、日々出てくる消えない在庫がどうなったかを確認するのにもExcellentを使用しています。

システム上では出荷したのに、品を持っていき忘れてしまうことがあったりするのですが、そのままシステム上で「出荷状態」になっていると他のシステムとの矛盾が生じたときにエラーが出るようになっているんです。そのエラーやエラーが生じた際に「いつ出荷したか」をチェックするのにExcellentを使っています。

定型処理自体は事務職自身で使いやすいように自由に作ってもらっています。

事務職の間で共有している定型処理があったり、セミナーに参加した人が参加していない人に教えながら使っているなど、ノウハウを共有しながら自由にExcellentを使っています。

きっかけは当時の社長から「簡単にデータを見たい」という要望があったことでした。

しかし現場の方でも明細書作成にデータをひとつひとつ手で入力していたことが負担になっていました。

牛や豚には一頭ずつ割り振られている10桁の個体識別番号というものがあるのですが、これを間違えると何かあったときに大変なことになるので、そういったものの入力にだいぶ神経を使っていたと思います…。

また先程言ったように取引先ごとにフォーマットが異なっていることも入力に時間がかかる理由のひとつでした。

先程お話した食肉卸用のパッケージシステムには帳票が全然なかったのと、食肉卸用システムの方に固定で売上確認のデータをつくると何個もつくる必要があったこともあり、ベンダーさんにExcellentを紹介していただきました。

誰でも問題なく操作できる点もそうですが、システムコンサルタントさんは1992年からExcellentを販売していたので、その歴史の長さに安心感がありました。

食品トレーサビリティシステムから個体識別番号をExcellentにそのまま反映できるようになり、明細書作成の時間短縮とともにデータに対する信頼性も向上しました。

また繰り返しになりますが出荷データのエラーがチェックしやすくなりましたね。以前は食肉卸用のパッケージシステムの方でエラーデータを検索していたので結構時間がかかっていたのですが、こちらの時間も短縮されました。

現在の作業のさらなる効率化を目指して、食肉卸用のパッケージシステムとExcellentの連携をもっとシームレスにしていきたいです。また情報システム部門が新設させるので、今後もっとExcellentのユーザーは増えるのではないかと思います。

現在はデータ抽出が主な使い方なので、今後はデータ分析も行って、会社の経営にデータを活用できるようにしていきたいです。