ビジネスにおけるデータ活用の機会がますます増え、重要になってきています。
しかしその一方で、せっかく導入したBIツールを使いこなせず、「自社にBIツールはいらないのではないか…」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事ではBIツールを使いこなせない原因を確認し、BIツールを使うメリットや使いこなすためのポイントについて解説します。
お役立ち資料「BIツール導入 成功のポイント」
BIツールを使いこなせない原因は？
BIツールを使いこなせない背景には、導入前の準備不足と導入した後の社内展開方法に問題があると考えられます。
ここでは使いこなせない原因を4つ、見ていきましょう。
原因① データが整理されていない・質が悪い
BIツールはあくまでも蓄積したデータから必要なものを抽出してそれらを加工・分析するためのツールです。
そもそものデータが不足していたり、表記ゆれやデータ型がそろっていないなど、フォーマットが統一されていなければ、思ったような形でデータを抽出・分析することは困難です。
データマネジメントとは、読んで字の如く、「データを管理する」という意味です。それでは、データがきちんと管理された理想的な状態とは、どのような状態でしょう？また理想的な状態にすることで、得られる効果とは何でしょう？この記事で[…]
原因② 導入目的が不明瞭
「全社でデータ活用をするべく、トップダウンでツール導入の指令が下された」
「業務における必要性が十分に検討されずに導入されてしまった」
など、BIツールの導入が手段ではなく目的になってしまったことはないでしょうか。
そうしまった原因として、導入の目的が定まっていないことが挙げられます。
その結果、メインユーザーのニーズに合致しないBIツールを導入してしまい、余計なコストをかけてしまうことがあります。
原因③ ユーザーのニーズと機能が一致していない
「せっかく導入したのに使ってもらえない」という場合、ユーザーが行っている業務に対し、BIツールの機能が一致していないことがあります。
例えば上層部が直感的にデータを把握するためにグラフィカルな表現に強いBIツールを考える一方で、業務ユーザーは在庫や予実管理など詳細な数値やデータを確認したいと思っているケースはよくあります。
このような場合、上層部と業務ユーザーがそれぞれの業務で使うべきBIツールは異なります。
原因④ 使い方を学習する機会がない
BIツール移行を検討されるお客様からしばし「BIツールの使い方を学習する機会を用意するのが難しい」というお声をお聴きします。
その背景として以下があります。
- 教育に予算が付きにくい企業が多い
- 製品の教育サービスが不十分（教育サービス自体がない、費用が高い、など）
- マニュアル作成や教育担当に人員を割くのが難しい
場合によってはスキルのある方にBIツール関連の業務が集中し、悪い意味で属人化を招くこともあります。
「属人化」はネガティブな意味で用いられてることがほとんどです。しかし業務で属人化が進むのはメリットもあるからではないでしょうか。この記事では「属人化は悪いものだ」「属人化は排除すべきだ」と決めつけず、メリットはそのままにうまく付き[…]
BIツールを使うメリットとは？
それではBIツールを使いこなすことで得られるメリットとはなんでしょうか？
メリットとしては主に以下の4つが挙げられます。
大量データを素早く分析できる
社内に散在するデータを横断的に分析することで、価値のあるデータを発見し、新たな施策を行う上での手掛かりを得られる可能性があります。
可視化により現状把握や課題発見がしやすくなる
データを表やグラフで見やすく表現することで、周囲に状況を共有しやすくしたり、課題を発見しやすくすることができます。
レポートや帳票作成が効率化できる
定期的に作成する必要があるレポートや帳票は、確認すべき項目や作成手順が決まっている場合がほとんどです。あらかじめ必要な項目や手順を処理として登録しておけば、レポート・帳票作成にかかる手間を大きく削減できます。
データ分析・活用できる人が増える
昨今はGUIで直感的に操作ができるBIツールが数多くあります。
データ検索や分析など、データに関する業務のハードルが下がれば、社内のさまざまな人がデータを活用し、業務に活かすことができます。
BIツールとはデータを有効活用して企業活動に役立てるためのソフトウェアです。ビジネスがオンライン上で行われることが当たり前となった現代において、BIツールを使って新たなビジネスチャンスを生み出そうとする動きもますます活発化していま[…]
BIツールを使いこなすためのポイント
BIツールを使いこなすには、ただ導入するだけでなく、導入前の計画や準備が重要です。
使いこなせない原因を解消するために、以下をチェックし、実践してみましょう。
データ入力/管理のルールを決め、整理する
ルールの整備やデータの整理には時間がかかりますが、着手しなければデータの品質が向上することはありません。
できるところからコツコツ地道に進めていくことをおすすめします。
課題や導入目的を言語化する
以下のように言語化して整理することで課題や要件が明確になります。
- BIツールをなぜ導入したいのか
- BIツールに何を期待しているのか、どんな課題を解決したいのか
要件がきちんと言語化されていれば、BIツールの販売元やベンダー側も相談を受けた際に提案やアドバイスがしやすくなります。
メインユーザーの要件を確認する
重要なのはBIツールの使用場面の具体的なイメージを持つことです。
メインとなるユーザーにヒアリングを行い、その業務内容を把握した上で要件を整理しましょう。
教育コストを調査・確認する
導入を検討する際に、BIツールを提供している企業がどのような教育サービスを用意しているのか確認しましょう。
教育サービスがなかったり有償だった場合は、自社の人員や予算でカバーできるのか、調査・検討する必要があります。
現状を把握し、自社にあったBIツールを検討しよう
BIツールを導入する理由や使い方は、企業によって様々です。
自社のビジネスにおいてどのようにデータを使いたいのか、理想と現実のギャップを埋める方法を考え、自社にあったBIツールを検討することが大切です。
BIツールの機能を最大限活かすためにも、事前の調査や要点の整理をしっかり行いましょう。
