BIツールとはデータを有効活用して企業活動に役立てるためのソフトウェアです。
ビジネスがオンライン上で行われることが当たり前となった現代において、BIツールを使って新たなビジネスチャンスを生み出そうとする動きもますます活発化しています。
この記事ではBIツールが必要とされる理由や導入のメリットを確認し、BIツールの機能および活用できる場面、選定する際のポイントについてご紹介します。
お役立ち資料「BIツール導入 成功のポイント」
BIツールとは？
BIツールとは、蓄積したデータから必要なものを抽出し、加工・分析することで、企業の意思決定をサポートするためのソフトウェアです。
近年はDX推進にともない、上層部やデータアナリストのみならず、業務担当者にもデータを読み解いて業務に活用してほしいと考える経営者の方も増えています。
データ分析に敷居の高さを感じる方もいらっしゃると思います。しかしBIツールは「簡単にデータ分析が行える」ことを意識して開発・改良されてきました。そのため使い方をきちんと学習すれば、誰でも業務レベルに応じたデータ分析・活用ができるようになります。
なぜBIツールが必要なのか
BIツールが必要とされる背景として、現代ではありとあらゆるものがデータ化され、分析すべきデータの量が膨大になっていることが挙げられます。
顧客行動が多様化・複雑化したため
企業が売上を増加させるには、顧客のニーズを知り、そのニーズを満たす商品やサービスを提供する必要があります。
しかし実際の店舗や対面の商談だけでなく、オンラインでのやり取りも増え、顧客が商品・サービスの情報にどこで触れるか、またどういった経路で購買に至るのか、そのパターンは多様化・複雑化しています。
そのため、さまざまな顧客ごとのデータを集めて分析し、自社の商品・サービスを購入する顧客像を把握することが求められます。
膨大なデータの集計・加工・分析を効率化するため
BIツールの利用を検討されている方の中には、現在Excelでデータを扱っている方もいらっしゃるかと思います。
しかしExcelは手軽に分析ができる反面、膨大な量のデータを扱おうとすると、処理が重くなり効率が悪い、という欠点があります。
Excelと違い、BIツールは大量のデータを扱えることに加え、異なるデータソースを統合し、それらのデータを安全に便利に活用できます。
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BIツール導入のメリット
大量データを素早く分析できる
今まで社内に蓄積されたままになっていた大量データを一か所に集め、条件に合わせて抽出することで、ビジネスにおいて価値のあるデータを発見することができるようになります。
データとデータを横断的に分析することで、今まで見えていなかった関係や法則を見出し、施策に活用することも可能となります。
可視化により現状把握や課題発見がしやすくなる
データを表やグラフで見やすく表現することで、現状や課題を周囲に共有しやすくすることができます。状況が一目でわかれば、意思決定のスピードも上げることができます。
ビッグデータの時代と言われてから久しい現在、さまざまなものがデータという形で可視化できるようになりました。しかしそれらを業務の中でいかに活用できるかが、企業において重要な課題となっています。今回は可視化とそれと似た意味で用いられる[…]
レポートや帳票作成が効率化できる
レポートや帳票作成に費やしていた時間をBIツールで自動化・効率化することで、クリエイティブな時間を生み出せます。
またBIツールでレポート・帳票作成を標準化することは、属人化の解消にもつながります。
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データ分析・活用できる人が増える
情報システム部門に任せきりだったデータ関連業務へのハードルをBIツールによって下げることで、データ分析・活用できる人材を増やし、全社のITリテラシーの向上を促すことができます。
オフィスや自宅、PCやタブレット、スマートフォンなど、環境やデバイスの垣根なく、ITツールやインターネットを使うことが昨今のビジネスでは当たり前になっています。そのため、企業においてITリテラシーに関する知識を適切に身に着け、向上させるこ[…]
BIツール導入のデメリット
BIツール導入にはメリットだけでなく、検討に伴い新たな作業も発生します。検討の際は以下の点も留意して進めましょう。
導入に手間と時間がかかる
BIツールは決して安価なものではないため、関係部署の意見を取りまとめて導入の目的や要件を整理する必要があります。そのため導入決定に時間がかかるケースも少なくありません。
しかしコミュニケーションの手間を惜しまないで取り組むことができれば、関係部署のニーズを満たした製品を導入することができるでしょう。
管理コストの発生
業務に即した安全なデータ活用環境を構築するには、管理の手間が発生します。
日々業務の最適化・効率化に取り組んでいると、最初に作ったデータ抽出処理と業務の間にギャップが生じてきます。また社員の入社や異動、退職などでデータへのアクセス権限を変更する必要も出てきます。
そのためBI製品を検討・比較する際は処理やユーザーの管理のしやすさも考慮しましょう。
ユーザー教育コストの発生
BIツールは導入して終わりではなく、ユーザーが業務で問題なく使いこなせるようになって初めてひと段落、といえます。そのためにはユーザーのレベルに合わせた教育カリキュラムの構築や、疑問の解決やスキルアップができるような体制が必要です。
教育サービスを用意しているBIツール提供会社もあるため、それらもユーザー教育に活用することを視野に入れるとよいでしょう。会社によって教育サービスの有無や費用、内容は異なるため、選定・比較の際にチェックするのがおすすめです。
ユーザー教育の実施は、導入したBIツールの効果を高める上で重要です。この記事では、BIツール導入におけるユーザー教育の重要性や効果的な進め方、また実践事例についてご紹介します。お役立ち資料「BIツール活用のためのユーザー教[…]
使いこなせないと作業負担が増す
BI製品が想定するターゲット像と実際のユーザー像にギャップがあると、ユーザーにとって使いにくく、作業負担が増えてしまいます。またターゲット像と実際のユーザー像が合致していても、「操作しにくい」と感じられてしまう場合は本末転倒です。
導入したツールが「使われない（使えない）ツール」とならないよう、ターゲット像と実際のユーザー像を合致させ、操作感などを試し、実際の業務で用いて問題ないかを確認してから正式に導入できると理想的です。
ビジネスにおけるデータ活用の機会がますます増え、重要になってきています。しかしその一方で、せっかく導入したBIツールを使いこなせず、「自社にBIツールはいらないのではないか…」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。[…]
BIツールが活用できる場面
売上や収支、経営状況などの分析
BIツールを用いると、製品の売上や出荷の推移をもとに経営状況を分析できます。
分析結果は生産量の調整やより利益を上げる方法などを判断する際の根拠となります。
ゴム部品製造業におけるExcellentの活用事例をご紹介いたします。売上の分析結果から生産すべき量を現場にフィードバック本日はよろしくお願いいたします。まず御社の事業[…]
進捗・予算などの実績管理
目標に対する進捗や予算の達成率、手続きなどの進行度合いをBIツールで確認することもできます。
状況を可視化することで、組織的に情報を共有することができます。
信用保証の業務におけるExcellentの活用事例をご紹介いたします。ローン契約の途中経過をExcellentを使って確認こんにちは。本日はよろしくお願いします。 […]
帳票・レポートの自動作成
決まったフォーマットの帳票や定期的なレポートなどの作成を自動化できるBIツールもあります。
作成にかかっていた時間を大幅に短縮したいときにも、BIツールを活用できます。
合成樹脂メーカー様におけるWebQuery活用事例をご紹介いたします。BIツールで予算目標の達成率を確認まず御社の事業内容を教えていただけますか？[…]
複数部門に向けての情報共有
製品によってはポートレットなどを活用し、ワンクリックで欲しいデータがみれるように設定することも可能です。
データ活用のハードルを下げ、全社でデータ活用を進めたい場合などにおすすめの使い方です。
輸送用機械器具製造業の業務におけるWebQuery活用事例をご紹介いたします。全部署全部門がポートレットでデータを確認まずは御社の事業内容を教えていただけますか？ […]
BIツールの主な機能
BIツールの代表的な機能として、以下の4つが挙げられます。しかし全てのBI製品が以下の4つの機能を搭載しているわけではなく、製品によって得意とする機能は異なります。
【可視化・レポーティング】結果の確認や原因を見つける
先月の売上や作業の進捗状況、現在の在庫など、施策の結果や途中経過のデータをBIツールで明細表やグラフなどにして可視化し、確認することができます。
経過や結果を可視化することで目標や基準との差を確認し、達していなければ対策をとる、といったことが可能になります。またそれらを報告書や帳票に落とし込む際に作成を自動化・効率化する機能を備えたBIツールもあります。
【OLAP】なぜそうなったのかを掘り下げる
例えば売上の伸びているチームがあったとしましょう。その要因には
- 製品
- 担当者
- 期間
といったものが考えられます。
このような複数のデータ（多次元データ）をBIツールはさまざまな切り口で掘り下げて分析できます。このデータベースに蓄積された大量のデータをさまざまな切り口で分析し、素早くレスポンスを返す機能および手法はOLAP（Online Analytical Processing/オンライン分析処理）と呼ばれています。
その中で①が要因ならその製品の宣伝にさらに力を入れる、②ならその担当者のノウハウを周囲に共有する、③ならその期間に製品の露出を増やす……など要因が分かればそれに対する適切な施策を打てます。
【データマイニング】新たな規則性・仮説の発見
「ビッグデータなど大量のデータを分析することで新たな法則を見つけたい」と思う担当者は少なくないでしょう。そんな場面で活用されるのがデータマイニング機能です。さまざまな分析・解析手法を組み合わせるため、高度な機能といえます。
OLAPと比較されることもありますが、OLAPは分析前にある程度あたりをつける必要があるのに対し、データマイニングは仮説そのものを見つけに行くような側面があります。
【プランニング】これからどうなっていくのか見通しをもつ
売上の予測から予算を立てたり仕入れの数を決めたりできれば、無駄の少ない予算が編成できます。それを勘に頼って決めるのではなく、データに基づき客観的に予想するのがプランニング機能です。
一方、あくまでも予測でしかないということは留意しておいた方がよいでしょう。
BIツールの選び方・比較のポイント
さまざまなBIツールが存在していることからもわかるように、製品によって得意なことや提供形態、価格などは異なります。自社にとって最適なBIツールを選ぶためには、自社の状況を整理し、優先順位を付けたうえで選定に臨むことが重要です。
以下の記事では、BIツールの選び方や比較のポイントについて解説しています。
さまざまなBIツールが存在していることからもわかるように、製品によって得意なことや提供形態、価格などは異なります。この記事ではまずどのようにBIツールの選定・導入が進んでいくかをご紹介し、選定・比較する際のポイントや比較する項目に[…]
BIツール導入で発生する費用
BIツールは提供形態やライセンス体系によって基本的な費用が決まりますが、それ以外にも保守やカスタマイズ・開発、コンサルティング・教育に関する費用が掛かります。
以下の記事では、BIツールの費用について解説しています。
BIツール導入の検討に際し、費用が掛かることはわかっているものの、どのようなことに対して費用が掛かるのかイメージを持てていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。この記事ではBIツールの費用に関する基礎知識や見落としがちな費用、また費用[…]
ニーズや情報を整理して自社にあったBIツールを導入しよう
データを分析して現状を把握し改善につなげる活動は、現代のビジネスにおいて必要不可欠です。自社の社員がデータを使いやすい環境を構築するためにも、データ業務におけるニーズや情報を整理してみてはいかがでしょうか。その中で必要に応じて、BIツールの導入を検討していただけますと幸いです。
