BIツール導入の検討に際し、費用が掛かることはわかっているものの、どのようなことに対して費用が掛かるのかイメージを持てていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。この記事ではBIツールの費用に関する基礎知識や見落としがちな費用、また費用を抑え、費用対効果を高めるコツなどについて解説します。
BIツールの費用に関する基礎知識
BIツールは提供形態とライセンス体系がどのような組み合わせになっているかで、基本的な費用が決まります。まずはどのような提供形態・ライセンス体系があるかを確認しましょう。
BIツールの提供形態
BIツールの提供形態がオンプレミス（オンプレ）型かクラウド型かで、サーバーなどインフラにかかる費用が変わってきます。一般的にオンプレミス型のBIツールはランニングコストが抑えやすく、クラウド型のBIツールは初期費用が抑えやすい傾向があります。
| 概要 | メリット | デメリット | |
|---|---|---|---|
| オンプレミス型 | 自社のサーバーにインストールして利用する |
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| クラウド型 | サービス提供会社側のサーバーを通じて利用する |
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BIツールのライセンス体系
BIツールの利用にはほとんどの場合、ライセンスを購入する必要があります。製品によってライセンスの考え方は異なるため、ここでは代表的なものをご紹介します。
| ライセンス体系 | 概要 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| ユーザー ライセンス | BIツールの利用ユーザー数に応じて、ライセンス数を決める | 必要なユーザー数をきちんと管理することで、費用の無駄を削減できる | ユーザーが増えると費用が高額になりやすい |
| サーバー ライセンス | BIツールの導入サーバー数に応じて、ライセンス数を決める | ユーザー数が多い場合、ユーザー一人当たりに対する費用を抑えやすい | ユーザーが少人数の場合は一人当たりの費用が高額になりやすい |
| 同時接続 ライセンス | 同時に最大何人接続するかによって、ライセンス数を決める | 利用者が多くても、利用のタイミングがバラけていればコストを抑えやすい | 同じタイミングで利用するユーザーが多い場合、費用が高額になりやすい |
見落としがちな費用
BIツールを導入する上で、場合によっては以下の費用も発生します。BI製品を比較する際は、以下の費用も忘れずに比較しましょう。
保守費用
BIツールは導入して終わりではありません。運用していく中でお問い合わせや不具合の発生、カスタマイズの必要が生じることも考えられます。それらのテクニカルサポートやカスタマイズ、またライセンスの更新などが保守費用として発生します。
「保守費用が高い」と感じたことをきっかけにBIツールの乗り換えを検討し始めたというお客様も少なくないため、保守に費用がどのくらいかかるのかも事前に把握しておきましょう。
カスタマイズ・開発費用
製品によってはオプションで必要な機能を追加したり、開発によって機能を加えることが可能です。カスタマイズによって、より自社の業務に合わせてBIツールを使えるようになります。
コンサルティング・教育費用
BIツールの会社によっては、BIツールやデータを活用しやすくするためのコンサルティングサービスや、操作方法を解説するセミナー・動画・コンテンツなどの教育サービスを提供しています。
それらを利用することでBIツールやデータを活用できる可能性はより高くなるでしょう。またユーザーごとにデータに対するリテラシーは異なるため、レベルにあった教育を行うことで、データを業務に活用しやすくなります。
費用を抑えるコツ
以下のような点を考慮すると、BIツールの費用を抑えやすくなります。
目的や優先度に応じて機能を絞る
多機能なBIツールは魅力的ですが、業務で使わない機能が多いと、余計な機能に対してコストを支払うことになってしまいます。まずはやりたいことを実現するための機能を持っているBIツールを選定し、その他の機能は優先度に応じて検討する、といった方針があると、費用を抑えやすくなります。
その際、デモサイトや試使用などを活用すると、操作感もイメージしやすく、導入後のミスマッチも防げるためおすすめです。
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BIツールの拡張性・利用範囲を考慮する
最初は小規模・少人数でBIツールを使い始め、その後、利用範囲や利用人数を広げていくという展望をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
業務のレベル感に合わせて機能や用途、利用範囲を柔軟に変更できるBIツールを導入すると、BIツールを乗り換えの手間を省き、追加の機能を導入する際のコストを抑えやすくなります。
ユーザーのリテラシーに応じた学習プログラムを用意する
「見落としがちな費用」でも書いたように、ユーザーの教育にはコストがかかります。学習プログラムが用意されているかどうかは製品によって異なります。セミナーやeラーニングなど、あらかじめ学習プログラムが用意されている製品を活用すると、学習プログラムを自社で用意する手間を省き、スムーズにBIツールの運用を開始できます。
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費用面でのBIツール評価
導入後は費用のバランスが求めていた効果に見合っているか、評価を行いましょう。
ここではBIツールの費用面を評価する際の切り口として、費用対効果とROI（Return On Investment）をご紹介します。
費用対効果
費用対効果を評価する際は、例えば以下のような点に着目して評価を行うとよいでしょう。
ポイント① ニーズと機能が合致しているか
繰り返しになりますが、業務で使わない機能が多いと、その機能の分だけ余計にコストがかかってしまいます。自社のニーズと製品のもつ機能のバランスが適切か、確認してみましょう。
ポイント② 使いやすさ/ユーザビリティへの満足度は高いか
費用対効果を評価する上で、「使いやすさ/ユーザービリティ」が重要な理由として、それらの満足度が高いとユーザーが好んで使う機会が増え、結果的に生産性の向上や費用対効果の改善につながる可能性があるためです。また使いやすいツールはトレーニングやサポートに必要なリソースを削減することにもつながります。
ポイント③ 将来的な変更や拡張に対応できるか
業務を行う中で、データ抽出処理の変更が生じたり、利用ユーザー・範囲が増えることは往々にして考えられます。その時に設定の変更やシステムの拡張に柔軟に対応できるツールだと、無駄なく適切にコストを支払うことができます。
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ポイント④ コスト構造が適切か
コスト構造とはその活動において発生する費用を構成する、固定費と変動費のすべてを指します。BIツールに関連するものだと、固定費はライセンスやインフラ費用など、変動費は追加で発生したライセンス費用やカスタマイズ費用などが考えられます。コスト構造が不適切な場合の例としては、以下が挙げられます。
- ビジネスのニーズに対し、ライセンス料が高額
- BIツール自体の費用は安価だが、足りない機能を時間と人手をかけてカバーしているため、生産性が悪い
- システムを「今」の状況に合わせて作りこんでしまったため、柔軟性に欠け、保守が困難
ポイント⑤ どのような作業があり、どのくらい時間がかかっているか
BIツールに関連する業務は、データの検索や分析だけではありません。帳票作成やユーザーへの教育、データ管理、システム保守なども挙げられます。このようにBIツールが関わっている業務にどのようなものがあるのか、またそれらにどのくらい時間がかかっているのか把握することも、費用対効果を評価する上で重要です。
ROI（Return On Investment）
費用対効果が効果・利益と費用のバランスを評価する概念なのに対し、ROIは投資した費用に対しどのくらい利益を上げられたかをパーセンテージで表した指標です。投資対効果とも呼ばれます。
BIツールにおいては、導入によって発生するコストとそれによって得られる利益や効果を数値化することによって算出できます。算出にあったっては、例えば以下のようなデータが必要です。
- 導入コスト
- 運用コスト
- データ品質向上にかかるコスト
- 人件費
- プロジェクト完了までの時間
- ビジネスプロセスの効率向上
- 売上や利益の増加
ニーズと費用のバランス見直し事例
用途に対して必要な機能を整理し、適切な価格感のBIツールを選定
こちらのお客様はBIツールでやりたいことが「帳票作成業務の負担を軽減」であり、そこまで高度な機能は求めていなかったことから、帳票作成業務に対して過不足のない機能を持ったBIツールを選定することで、費用を抑えることができました。
ユーザー120名に対して同時接続ライセンスのBIツールにすることで費用を削減
こちらのお客様はユーザー数が120名と少なくなかったため、同時接続ライセンスのBIツールを選ぶことで、費用を抑えることができました。
利用の目的を定めて費用のバランスが良いBIツールを選ぼう
BIツールに掛かる費用は、製品や利用状況によってさまざまです。自社にとって適切な費用感のBIツールを見定めるためにも、利用目的を明確化し、要件を整理してみましょう。
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