DX推進に伴い、脱Excelへの注目度は増しています。しかしExcelは日本のビジネスに深く浸透しているため、今後Excelとどう付き合っていくか、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
この記事では脱Excelのメリットや推進の背景とともに、Excelを使い続ける理由を確認することで、Excelと共存しながら業務を最適化する方法をご紹介します。
脱Excelとは
脱Excelとは、Excelが不得意な業務を別の手段に置き換えることです。Excelが抱える制約を乗り越えるためには、より適切なツールやソリューションを選択し、業務の効率化や品質向上を目指す必要があります。
しかし業務の状況によってはExcelを使い続けることがベストな場合もあります。他のツールを用いてExcelの弱点をカバーしつつ、その強みを業務に活かすことは活Excelと呼ばれています。
いずれにせよ、Excelが得意なこと・不得意なことを理解し、脱Excelするのか、それとも活Excelを選択するのかを検討することが重要です。
脱Excelが提唱される背景
脱Excelが提唱される背景として、近年ではDX推進の流れもあり、大量にデータを扱う機会やデータ分析結果をもとに意思決定を行う機会がますます増えていることが挙げられます。
Excelで大量のデータを分析しようとすると、処理に時間がかかったり、メモリ不足でうまく動かない可能性があります。またExcel管理のデータは最新の情報がどれかわかりづらく、共有する際も共有フォルダへの配置やメールでの送付など、ひと手間が必要です。
そのため業務に対し本当にExcelを使用することが適切なのか、検討する必要があります。
脱Excel のメリット
業務をExcelから別のツール・システムに変更することで、以下のようなメリットがあります。
人的ミスの削減
Excelへのデータ入力や計算を手作業で行っている場合、人的ミスが発生する可能性が高まります。専用のツールやシステムを使って作業を自動実行することで人的ミスを削減し、作業効率の改善とともに、データの信頼性を向上させることができます。
業務属人化の解消
Excelに作業者しか分からないマクロやVBAが設定されていると、他の人が操作するのが難しくなり、作業が特定の人に依存してしまうリスクがあります。あらかじめ業務でやりたいことが実現できる機能を持ったシステムやツールの使用により、個人のExcel業務スキルに頼った状態を解消し、業務標準化に役立てることができます。
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バージョン管理の容易化
複数人でExcelファイルを編集しようとすると、バージョン管理や変更履歴の追跡が困難です。共同編集プラットフォームやデータベースを使用すると、誰がいつ、どのような変更を行ったかを確認でき、バージョン間の差異も把握しやすくなります。
パフォーマンスの向上
Excelで大量のデータや複雑な計算処理を実行しようとすると、処理速度や安定性の面で限界があります。しかしデータベースや専門のデータ処理ツールを使用することで、高速で大規模なデータ処理や複雑な分析が可能となります。また高度な計算や予測分析も行いやすくなり、より正確な情報を得ることができます。
アウトプットの統一
Excelでは作業者ごとに異なるフォーマットやテンプレートを使用することがあり、結果として出力物の一貫性が保たれないことがあります。専用のレポート作成ツールやデータ可視化ツールを用いることで、一つの基準に従った統一されたアウトプットを生成できます。
セキュリティの向上
Excelファイルは個別のファイル単位で管理されるため、機密性やアクセス制御の確保が困難です。データベース管理システムやクラウドベースのデータ処理ツールを使用すると、アクセス権の管理や暗号化、監査ログの取得などが可能となり、データのセキュリティを強化できます。またデータのバックアップや災害対策も行いやすく、データの損失や漏洩のリスクを軽減できます。
DX推進のために必ずしも脱Excelが必要なわけではない
DXの目的はデータやデジタル技術を用いて業務や企業などの在り方をドラスティックに変え、優位性を確立することです。DXを実現するには段階を踏む必要があり、その過程の中で脱Excelが手段のひとつとして選択される可能性はあります。
しかしDX推進のために必ず脱Excelをしなければならない、ということではありません。
例えば、個人や小規模な範囲での作業に関しては、Excelの方が全体的なコストを抑えることができます。また一時的なデータの処理・保管を行うのにExcelを利用している場合、専門ツールに移行しようとしても手間やコストが発生したり、労力に対して効果が見込めない可能性もあります。
DXを推進する際は、脱Excelに固執することなく、広い視野を持って最善の手段を適切なタイミングで実施することが重要です。
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Excelを使い続ける理由
ここまで脱Excelが提唱される背景やメリットを確認してきましたが、日本においてExcelは30年以上使われており、ビジネスに広く普及しているという事実は無視できません。ここではなぜExcelが使い続けられているのか、その理由を確認していきます。
慣習と文化
長年使い続けることで高度なノウハウが集積されたExcelシステムがある場合、他のツールへ移行するのが難しい場合があります。また長期間Excelに蓄積したデータを整理することのハードルが高いことから、Excelを使い続けているという場合も考えられます。
低コストで気軽に使い始められる
Excelは多くの場合、最初からPCにインストールされています。またExcelの一般的なスキルを持っている人も大勢いるため、短期間で操作を覚えることが可能です。このように費用が掛からず、教育に割く時間的コストもあまりいらない、というのがExcelのメリットでもあります。
業務に合わせて柔軟に形式を変更できる
取引先ごとに明細書のフォーマットを変えたり、行や列を追加してデータを見やすく整理するなど、業務内容が変化しやすい部門にとって、Excelはニーズに合わせて簡単にカスタマイズができるという利点があります。
データ送付がしやすい
過去「脱Microsoft Excel」が流行った時期がありますが、他社のExcelソフトとの互換性がなかったため、普及しませんでした。それに対しMicrosoft Excelはほとんどの会社で導入されているため、メールで送付しても問題なく開ける可能性が高く、取引先とスムーズにやり取りするために、Excelを使いつつづけているという企業も多いと考えられます。
脱Excel・活Excelを検討する上でのポイント
自社業務を脱Excelするか、活Excelするかを検討するためには、まずExcel業務の状況を把握することが重要です。ここでは検討を進める際のポイントを3つご紹介します。
①Excelが得意・不得意なことを知る
Excelは本来、表計算を目的としたツールです。そのため得意なこと・不得意なこととして、以下が該当します。
| Excelが得意なこと | Excelが不得意なこと |
|---|---|
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|
上記を踏まえると、一般的に脱Excelが有効な業務としては顧客管理、プロジェクト管理、台帳管理が挙げられます。
②業務のニーズを明確にする
まずはExcelを使う機会が多い方に、「どのようにExcelを使っているのか」ヒアリングを行いましょう。その際、「なぜExcelでその業務を行っているのか」も確認すると、業務に対するニーズが把握しやすくなります。またExcelを使うことによる課題がないかもあわせて確認しましょう。
③業務を最適化するための手段を検討する
ヒアリング後は業務のニーズとExcelの得意・不得意なことを照らし合わせて、方針を決めていきます。予算や影響範囲、今後の展望などを考慮しつつ、Excelを使うのか、それともExcel以外のツールで置き換えるのかを検討しましょう。
脱Excelに使えるツール
オンライン共同編集プラットフォーム
複数人でデータの編集を行いたい場合や変更履歴を確認できるようにしたい場合におすすめです。
Googleが提供する「Googleスプレッドシート」は、見た目や操作感はExcelに似ているものの、複数人でのリアルタイムでの編集や共有、また変更履歴の確認が可能です。
プロジェクト管理ツール
プロジェクトの計画やスケジュール、タスク管理などを行うためのツールです。進捗管理や状況のスムーズな共有ができるようになるほか、一部のスケジュールの変更に合わせて全体のスケジュールや関連タスクが連動して変更されたり、複数のプロジェクトを横断的に管理できるので、全体像が確認しやすくなります。
DBMS
DBMS（Database Management System/データベース管理システム）は文字通りデータの管理を目的としています。大量データの格納、管理、整理、検索などを行えるため、データ管理業務の効率化やデータの品質を保つのに役立ちます。
データマネジメントとは、読んで字の如く、「データを管理する」という意味です。それでは、データがきちんと管理された理想的な状態とは、どのような状態でしょう？また理想的な状態にすることで、得られる効果とは何でしょう？この記事で[…]
BIツール
BIツールは蓄積したデータから必要なものを抽出し、加工・分析することで、企業の意思決定をサポートするためのソフトウェアです。データをグラフや表で可視化するのが得意なため、現状把握や課題発見がしやすくなります。
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活Excelに使える手段
Excel業務の自動化
シンプルですが、Excel業務を自動化することで業務の効率化を図れます。自動化の手段としてはExcelマクロやVBAの他に、BIツール、RPAツール、Pythonの利用などが挙げられます。Excel業務を自動化することで、Excelに蓄積されたデータの分析や今まで使用していたExcelフォーマットでの帳票作成などの効率化が可能です。
Excelは日本企業の業務に深く浸透しているため、自動化することで日々の作業効率は格段に向上します。この記事ではExcelを自動化するための方法を5つ取り上げ、それぞれの特長や違い、どんな人におすすめかをご紹介いたします。[…]
Excelアドインによる機能拡張
Excelにアプリケーションを追加（アドイン）することで、Excelの機能を拡張させ、Excel上でできることを増やすことができます。例えばExcelにBIツールをアドインすることで、外部のデータベースの情報をExcelに展開したり、アクセス情報を監査証跡ログとして記録することが可能となります。
Excelと上手に付き合いながら、業務を最適化しよう
Excelは「柔軟に・気軽に使える」というメリットがあったからこそ、日本企業で長年使われてきました。Excelが得意なこと・不得意なことを理解してから業務を見直すことで、手間を最小限に抑えつつ、Excelで行われている業務を最適化することができます。
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